生活雑貨が届き、箱を開けると一部に傷がある。数も発注書と合わない。「不良品がありました」と写真だけ送っても、仕入先はどの商品が何個、どの条件と違うのかを判断できず、やり取りが長引くことがあります。最初の連絡では、観察できた事実、未確認の事項、希望する対応を分けて伝えましょう。
本稿は2026年10月27日に確認したミプロの取引条件ガイドを踏まえた、到着後の記録づくりの提案です。特定の取引先で不良が増えたというニュースではありません。発注前の基準設定はサンプルと量産品質の記事をご覧ください。
1. 商品の状態と、契約との差を別々に記録する
ミプロは、傷や商品違いなどの不具合、修理・返品・返金の条件を理解し、交渉の記録や責任範囲を明文化する重要性を説明しています。本稿では、その考え方を受入記録に落とし込みます。
| 項目 | 残す情報 | 目的 |
|---|---|---|
| 取引の特定 | 発注番号、品番、入荷日、箱番号 | 対象の出荷と結び付ける |
| 数量 | 発注数、受領数、確認済み数、問題のある数 | 未確認品と区別する |
| 状態 | 外箱、緩衝材、商品全体、問題箇所の写真 | 発見時の状態を共有する |
| 合意条件 | 仕様書、承認見本、許容範囲の記録 | 何と違うのかを示す |
| 保管と連絡 | 保管場所、確認者、連絡日時 | 追加確認に備える |
たとえば100個のうち20個を確認し、3個に傷を見つけた場合は、「確認済み20個のうち3個、残り80個は未確認」と報告します。この段階で全体の不良率を15％と断定したり、残りも同じ状態だと扱ったりしないことが大切です。写真には品番や箱番号を付け、どの記録と対応するかを明確にします。
問題のある品を販売可能な在庫と混ぜず、外箱や梱包材も確認が終わるまで保管する運用を検討します。破損が製造時、梱包時、輸送時のどこで生じたかは、写真だけで決めつけません。安全に関わる懸念や事故がある場合は、通常の返品交渉だけで進めず、販売・使用を見合わせ、適切な専門窓口に確認してください。
2. 最初の連絡は、結論を急がず具体的に
次の五項目を一通にまとめると、双方の情報の差を小さくできます。これは本稿の実務提案で、通知の法的要件を満たすことを保証する書式ではありません。
- 対象：発注番号、品番、受領日、対象数量。
- 確認事実：傷、寸法差、数量差など。確認済み範囲も明示。
- 比較資料：合意した仕様と、現物の写真・測定記録。
- 未確認事項：残りの検査、梱包状態、輸送中の状況など。
- 依頼：原因確認、対応案、回答希望日について協議したい旨。
数量がまだ確定していなくても、契約や運送・保険の条件に通知期限がないかを先に確認し、判明している範囲で早めに連絡します。売主への連絡だけで他の関係者への通知が済むとは限りません。輸送損傷の可能性がある場合は、運送会社や保険担当者への確認も必要です。一律に「到着後何日以内なら大丈夫」とは言えません。
3. 交換・返送・値引きを、追加負担まで比較する
対応案は相手との合意、商品特性、契約条件によって変わります。商品代金の調整額だけでなく、返送費、再輸送費、選別作業、保管、販売時期への影響を並べて判断します。
仮定例：問題のある商品の代金が3万円で、返送に2万円、再発送に1万円がかかると仮定します。輸送費だけで3万円となり、さらに確認作業や手続きの負担が生じる可能性があります。これは実際の料金・顧客事例ではなく、商品代金だけでは比較できないことを示す計算例です。
- 交換：再納品時期、追加運賃、同じ問題の再発防止を確認。
- 返送・返金：返送先、費用負担、返金時期、必要な手続きを先に合意。
- 修理・選別：実施場所、作業基準、費用、責任範囲を確認。
- 値引き等：安全性や販売上の適合性を金額調整で解決した扱いにしない。
税金の扱いや返品の通関は条件によって異なるため、返送前に通関担当者へ確認します。相手の確認前に廃棄・返送を進めると、原因や数量の確認が難しくなる場合があります。合意した処理、対象数量、費用、実施日を記録し、履行まで追跡しましょう。
4. 次回発注に戻す、四つの確認
解決したら、受入時に分かったことを次の発注条件へ反映します。原因が未確定なら、その状態も残します。
- 外観・寸法・数量の確認方法と許容範囲。
- 個装・外箱・緩衝材の仕様と箱番号の付け方。
- 到着後の確認担当者と、不具合通知の窓口・期限。
- 交換・返送等の協議手順、費用負担、再納品の確認方法。
受入記録は相手を責めるためだけのものではありません。同じ事実を見て、継続取引の条件を具体的に改善するための共通資料になります。
5. よくある質問
傷の写真だけで返金を求めてよいですか？
希望する対応は伝えられますが、返金可否は契約や事情によります。品番、数量、合意基準、発見時の状態をそろえると協議しやすくなります。
不良品はすぐに返送すべきですか？
返送先、必要資料、費用、手続き、現物確認の要否を関係者と確認してから進めます。安全上の問題がある場合は別途専門窓口への確認が必要です。
SUNTCに相談すると返品交渉を代行してもらえますか？
既存取引の交渉代行や回収を一律にお約束するものではありません。商品と取引状況を伺い、中国調達に関して当社が対応できる範囲を個別に確認します。
6. 商品と受入時の課題から、ご相談ください
京都のSUNTC株式会社は、日中B2B貿易、中国調達、日本企業の海外販路開拓、自社ブランドJOFAE Kyotoの運営に取り組んでいます。次回発注に向けた条件整理からご相談いただけます。
商品、発注数量、確認済み数量、発見した問題、合意仕様の有無、希望時期、現在の難点を分かる範囲でお知らせください。相手先の機密資料は共有範囲を確認してからお送りください。
参考資料と分析の範囲
ミプロ：商談・取引条件／小口輸入の流れ（更新日：2024年11月20日、確認日：2026年10月27日）。不具合対応条件と交渉記録に関する説明を参照。表、連絡手順、計算例はSUNTCの編集上の提案・仮定です。個別案件の法的責任や返金義務を判断するものではありません。